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Los 10 errores más frecuentes a la hora de cuadrar las vacaciones de los empleados

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El responsable de equipo recibe un mail con la petición de días de vacaciones y lo registra en una hoja de cálculo. Este a su vez, lo envía al director de RRHH que lo va pasando a su software de nóminas; se duplican tareas y, comienza así, un interminable camino en el que por en medio surgen conflictos entre los empleados y responsables.

Según un análisis realizado por la consultora Ábaco Siglo XXI, el 85% de las compañías admite afrontar dificultades en el momento de distribuir los días libres. Desde Woffu, la startup tecnológica especializada en la gestión eficiente de las vacaciones, ausencias y presencia de los empleados, destaca los 10 errores más comunes que se suelen cometer a la hora cuadrar las vacaciones de los empleados.

Sin duda, una de las tareas que más tiempo lleva a los directores de recursos humanos y que más conflictos genera en la empresa es planificar los días libres de los trabajadores. De media, puede llevar al responsable unos 10 minutos al mes por empleado. Por ejemplo, para una empresa de 100 trabajadores se superarían las 15 horas al mes dedicadas a esta tarea desde que se comienza a hablar hasta que todo queda cuadrado.

office-1548294_6401. Duplicar tareas. A menudo, los responsables de los distintos departamentos y el departamento de RRHH realizan las mismas tareas. Ello conlleva multiplicar las probabilidades de errores a la hora del registrar toda ausencia y una pérdida de tiempo considerable.

2. Olvidarse de lo importante: el empleado. Se suelen aceptar todas las solicitudes que van llegando sin ninguna planificación ni visualización sin tener en cuenta las que ya han sido anteriormente aceptadas.  Eso es un grave error dado que luego se deben modificar las agendas y se genera malestar entre empleados y responsables.

3. Excesiva antelación. Otro error muy común es obligar al trabajador a planificar las vacaciones lo “antes posible” dado que se sabe de antemano que luego vendrán modificaciones varias. Las empresas intentan evitar el caos planificando desde principios de año, pero luego la realidad obliga a seguir invirtiendo tiempo en dicha gestión.

4. Uso de software obsoleto. Usar herramientas “anticuadas” es probablemente el error más común. Es obvio que la referencia es directa al Excel, donde el 95% de las pymes lo utiliza como herramienta principal sin saber que Woffu digitaliza y optimiza dicho proceso.

5. Destinar tiempo a labores infructuosas. Dedicar tiempo a tareas que no aportan valor a la empresa. ¿Qué valor aporta a una empresa la ausencia de sus empleados? Ninguno. Por ello, es importante minimizar el tiempo invertido en un tema que no aporta valor alguno.

6. Programas de gestión demasiado complejos para dicha gestión. Invertir cientos de miles de euros en softwares complejos de RRHH que pretenden cubrirlo todo, pero que en los que respecta a su usabilidad son extremadamente complejo y poco ágil. Muchos de ellos quedan obsoletos y tienen vertiente anglosajona lo que conlleva que no cumplen la casuística real de nuestro entorno laboral.

7. No tener en cuenta los festivos de cada localidad. Olvidarse de los diferentes festivos de las distintas provincias de nuestro país es un error muy típico que no cumplen los softwares anglosajones. De esta manera, se tienen que buscar todos los festivos por cada localidad a principios de año. Una inversión de tiempo totalmente prescindible.

8. Falta de comunicación. ¿Cuántas vacaciones me quedan? Es la pregunta más típica entre los empleados y el departamento de RRHH que conlleva miles de horas perdidas. Mejor sería que las pudiera ver él mismo directamente. Asimismo, el no poder visualizar las vacaciones de un compañero del mismo departamento o equipo conlleva múltiples duplicidades de ausencias. En este caso, el propio empleado debería ser el primer filtro para evitar dichas circunstancias si pudiera visualizar su entorno correctamente.

9. No realizar debidamente un control de horas de ausencia. Suele haber descontrol en el registro de las horas de ausencia. Estas horas además requieren de justificantes. La gestión documental de dichos justificantes es muy compleja y requiere de una digitalización lo antes posible. Asimismo, si el justificante no se llega a aportar la empresa, suele compensarlo con días de menos de vacaciones, lo que conlleva conflictos.

10. ¿Todavía con papel? Finalmente, en lo que se refiere a la gestión documental, lo idóneo sería olvidarse del papel y apostar por la digitalización de los documentos justificantes de ausencias.

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